作为“取证”路上遭遇九九八十一难的最后一难，毕业生的离校流程，往往伴随着奔忙和急迫。可以从工具和心态两个角度入手，让毕业生的离校体验好一些吗？文中将借助互联网思维，给出改善体验的实操方法论：梳理流程，包括kick-off短会、流程文档，Q&A环节协作编辑，以及提供编辑模板。希望有所帮启发。
黎明前的暗黑时刻
毕业生办理离校流程面临诸多困不便
熬过了论文盲审、毕业答辩，准备拿证奔赴工作新战场，离校流程摆在广大毕业生眼前的一道坎。
“上午刚去找系主任签完字，刚回来就看到群里新发一个文件，需要系主任签字”；
“学位申请书上的签名，到底能不能用电子签？”；
“授权书放在论文最后一页还是在书皮上”；
“学位申请表上的教育经历是从高中开始填的还是从本科开始？”。。。。。。
凡此种种不一而足，都反映出毕业流程存在环节冗杂不清晰、信息传递效率低下的问题。
今年遇到的情况，和三年前本科毕业时如出一辙。年复一年的糟糕体验，造成的是学校、学生、老师多方资源的巨大损耗。
将造成损耗的来源去粗取精，归结出3项，并选取典型的场景附加说明：
1. 毕业流程繁杂，没有系统整合方案
上午刚找导师签完字，群里“哐“弹出新文件，另一份材料也需要导师签字。如果导师经常在办公室倒也还好，无非是多跑几趟，要是遇上导师外出开会、不在一个校区、事务繁忙需要预约时间中的任何一项，就够学生折腾的了。
2. 问答群里的问题重叠情况严重；流程推动的主导方只有辅导员老师一两个人，工作量大
小黑的导师不在学校，没有办法签到字，打算咨询辅导员能不能用电子签名。
在咨询之前，小黑一如既往打开年级群，翻看消息列表，关于电子签的问题零零散散，同学们对学位申请书、评价表、毕业论文的导师签字栏能不能用电子签名都存在疑惑，而且在群里发问并疯狂@辅导员。
其实很多问题都是重复的，辅导员疲于回答，同学催的很紧。
3. 微信群/qq群消息零碎，学生需要爬楼筛选有效信息，成本高
年级群消息动辄99+，签字相关的、提前离校的、代领双证的、党团组织关系转移的、户口迁移的，全都堆在一起，想要找到和自己直接相关的消息实在是颇要花费一番功夫。
小黑纳闷：这么多问答，咋就不能做一个去重和归类呢？
接下来提供几点思考，思路仍然是老套的针对问题提解决方案。唯一需要重申的是，这个系列的重点是，借助互联网特质，为高校事务管理、课题组管理提供一些新思路。
针对上述第1类问题，设想解决方案是梳理毕业流程，包括kick-off短会、流程说明文档。
针对第2、3类问题，想法是Q&A环节协作编辑，以及提供编辑模板。
有些人可能就纳闷了：往年都这么搞，为啥就你不满意呢？针对这种可能的心态（但愿只是我个人yy），提供4点服务心态上的讨论。
流程繁杂，不成系统？
梳理毕业流程，建立整体感知
1. 动员短会
互联网项目在正式启动前，一般会有一个kick-off会，类似于我们都经历过的高考誓师大会，用于达成大方向共识、提振团队士气。
不过和誓师大会喊口号又有所不同，kick-off更偏项目实操，协作团队需要明确项目预期收益、整体及各细分模块排期、团队成员具体权责。
这么做的好处是，方便团队成员对项目有整体认识，也清楚具体要做哪些、在什么时间点前完成、预期要做成什么样。
毕业季学生走离校流程，涉及到学生、导师、学术委员会、答辩委员会、学院学位管理老师、研究生院等多方，需要进行毕业答辩、学位申请材料、论文归档上传、党团组织关系户口迁移、离校手续单盖章、领取双证等等一系列操作，严格来说离校流程本身就是一个系统工程。
对于这个系统工程，最好也能召开一个动员短会，明确六月份要进行哪些环节、各个环节的时间节点、有哪些参与方、各参与方的履约权责分配方案、常见误区及疏漏点。
遽然面对一个陌生、工作量还不小的项目，“产生整体感知，哪怕是模糊的感知”是相当关键的，一方面可以排解同学们的畏难情绪，另一方面打过预防针，有助于后续工作的开展。
为了把动员短会的作用最大化，组织者可以配上以下文档。
2. 流程说明文档
之前说过，离校相关流程琐碎，因此需要一套完善的流程说明文档。
常规做法是用一副线性流程图串联各个零散环节。更建议使用类似 notion这样结合文档、任务管理、知识库的协作工具。之前吃了不少小伙伴的安利，最近刚上手用，体验只能用一个字形容，就是周董常形容自己音乐作品的那个字。
notion以block的形式封存信息，使用“所见即所得”的编辑方式，模块可以无限扩充出空白页子模块。非常适合在子模块加装零散的环节，输出成一张文档，非常适合离校流程管理。
这里提供一版粗糙的流程文档。一方面按照时间线排布毕业离校待处理的环节，附加详细说明文档；另一方面归纳与时间线弱相关的其他问题。
整理出一份详尽的流程说明文档，工作量不可谓不小。
针对这个问题，一方面是主导方的心态建设，见本文最后一块；另一方面可以发动同学们的力量，协作编辑，给学生开编辑权限，或者从评论区选取有用建议，进行文档完善，防止老师工作量过荷。
协作编辑的思路可以参照下面这部分。
联动 凝聚力量：Q&A环节协作编辑
Q&A作为学生发出疑问、老师解答疑问的环节，本身具有互动性。协作编辑表格可以很好地承接互动性。此外，填写表格的过程，天然伴随着信息的归档分类，这对于繁杂的毕业流程疑问及解答无疑是天大的福音。
在初步设想中，这张表格主要有几个部分：
- 提问方信息：提问者信息，考虑到学生对得到解答一般较为迫切的心理，附上文问题提出时间
- 问题描述：包括文字描述，部分适合图像化描述的问题，配上图片
- 答复及追问：问题答复，如果仍有疑问，可以追问，老师负责补充回答
这么做的好处显而易见：
- 对学生：信息规范化放置，无需爬楼就可以高效获取有效信息
- 对老师：去重工作可以变相交由学生来做，减少回答重复问题带来的工作量；可复用；可放在群公告中，作为待办，防止遗漏
问题之前提供解答，很多问题就不存在了
提供模板
1. 为容易引起询问提供前置解答/说明
首先，需要甄选哪些是“容易引起询问”的问题，判别依据来源于经验和数据两方面。
经验自然不必多说，只要管理过毕业流程一年以上，想必对“常见坑”都多少心中有数。数据方面，对于往年学生反映最频繁、今年学生讨论最热烈的问题，可以初步打上“容易引起询问”的标签。
对于这类问题，前置说明越丰满，后续解答就越轻松。
这要求老师站在学生的角度想问题，起码把流程走一遍，想清楚哪些是学生最为关心的问题，问题拆解的粒度是不是足够细，是否穷尽是否有忽略的特殊情况，如果特殊情况发生能怎样提供哪些备选方案。
以获专利情况为例举一个下图的正面案例，这个案例不仅指导学生怎么填获专利情况，还对学生在填写过程中可能出现的疑问进行了说明，预先压缩了后续扯皮的空间。
2. 半开放问题提供模板
半开放问题，也就是格式没有明确要求，但是又不好信马由缰，照着心意乱写，比方说学位申请表上答辩记录表的格式。
对于半开放问题，谨慎的同学还是会在群里发问。恰巧这类问题用一两句话可能还说不明白，比方说，答辩记录表还可以让大家用问答形式进行，那导师评语呢（事实上这部分很多是学生写好找导师签字，赶起材料来，并没有构思再下笔的闲情逸致），如果预先抛出一个半结构化的模板，展示该学生学术上巴拉巴拉，专业技能上巴拉巴拉，文献阅读巴拉巴拉，最后对该同学的整体评价巴拉巴拉，可能大家就用不着纠结怎么写合适了，这类问题会少很多。
3. 学生材料脱敏并征得本人同意后，直接作为示例
展示信息最高效的方式就是给showcase，直接把往年学生的最终版本填写材料确认无误后，脱敏发出，能够辅助消除一些格式上的疑惑。
此外，对于无从下手的内容，比方说思想汇报，我们往往会参照百度上现成的文档。对于毕业资料填写这么繁琐的流程，与其让上千个同学们分头百度然后参考，不如直接给一份现成的参考模板，更加省时省力。
尤其是对于繁琐流程，给出一份详细的样板，让学生能照着完成个大概，再对没法用示例解释清楚的部分附加说明，这样学生也轻松，老师也轻松。
向来如此，便对吗？
服务心态的几点探讨
1. 毕业拿证、离校体验的好坏，直接影响学生对母校的感情
互联网公司靠优质的产品服务、良好的用户体验吸引用户，高校也应该用流畅高效的服务在学生群体中留下好的口碑，尤其是对于毕业季学生，在学校最后一段时间，如果因为填表写资料跑流程体验糟糕而影响对学校的感情，恐怕不是大家愿意看到的。
尤其是对于以母校为荣的学生，如果发现自己学校的办事效率和大家打趣的老国企做派并无两样，感情上可能也接受不了。
2. 陷入日常性事务，就更难从根源上跳出低效重复的藩篱
《贫穷的本质》中说到，长期处于压力之下的穷人，他们不太可能会做出理智的决定、长远的决策。同样，如果囿于眼前繁忙的事务，抱着“过关”的想法去赶进度，不难预见，下一波事务浪潮来临之际，将陷入同样的焦头烂额中。
与其只想着把手头的工作完成，不如想想怎么更加系统地去完成，这次付出了很多无谓的努力，下次能不能避免。
事情太多导致没时间想，没时间想导致事情一直很多…如果身处这个怪圈，就得思考使用哪些方法、借助哪些工具，才能帮助自己跳出低效重复的藩篱。
3. 向来如此，便对么？
不难理解，不仅仅是机构里的人，所有人做事都是有惯性的，毕竟从操作稳妥的角度，沿袭一定是隐形代价最低的处事方式。但是，惯性以外，才见真章。
往年都是这样，所以往年的学生很可能都不满，不是说明这样合理，而是说明这种消耗一直沿袭，如果没有改变，明年后年的学生还得遭受同样的痛苦。
4.系统工程，向下游优化是责任，向上游优化是能力
互联网企业流行讲究以用户为中心，学校服务机构自然要以学生为中心。既然以学生为中心，服务机构作为服务提供者，就有优化学生享受服务体验的责任。
当然，提供服务的老师也有苦衷，优化系统是一项大工程，可能并不是一个两个人就能优化起来的。但是倒逼上游优化，减少无端内耗，不仅是能力的体现，也是价值的体现。
愿世上没有内耗，信息联系你我，畅通无阻，沿途都是笑脸。
以上作为一名离校生的自说自话，希望不小心波及的朋友不要见怪。如果能有所启发，那再好不过。
