团队专业度自检清单(2):如何做好需求文档拆解会

本文是前一篇推文的延续靠什么来衡量业务的上下限,其实还特别想取一点怂人逗比的标题《那些经常开会被怼的产品狗子们麻烦进来一下》,不过我向来对这种事比较懒,各位读者认准饭大官人就完事了。废话少说,不罗嗦,看干货。

团队专业度自检清单(2):如何做好需求文档拆解会

01

接上文。

前面两个阶段,可以看出团队产品岗的专业水平。

而第三个阶段,需求文档拆解会,则是可以初步看出整个项目团队的协作水平。

团队专业度自检清单(2):如何做好需求文档拆解会

前文说了,需求文档是产品岗、设计岗、开发岗、测试岗在后续开发过程中的整体协作指南。

需求文档写得好不好,产品部门的专业天花板,会在此处所展示出来。

【拆解会】需求文档拆解会

此阶段是需求在落实前的必备阶段,在一个会议室里面,产品、设计、开发、测试多方协作,共同拆解需求文档,查漏补缺,明确怎么完成的一个过程。

此过程其实对产品岗的压力极大,写的东西,会在这个场景被每个岗位的人所审视。你的每个文字、逻辑、表述,都会在大家面前展示。

需求文档拆解会如果开得好,那么项目大概率顺利执行。

如果开不好,那么就是一个,各部门各种花式吊打产品岗的大型灾难现场。

团队专业度自检清单(2):如何做好需求文档拆解会

3.1 拆解会次数

拆解会的次数,是团队协作的重要衡量指标。

顺利状态,一次拆解会即可明确项目需求,各个部门拿到需求文档直接开工。

常见状态,会议上被指出几处问题,要求补充完善,二次提交文档,不需拆解会即可开工。

困难状态,会议上被各个协作方挑出问题,要求重构文档,并明确要求启动二次拆解会评审。

杯具状态,在会议上被告知该需求此种方案不可实现,文档质量低下,无法开工,被开发直接退回。

一般需求被开发退回,二次拆解会还被各个部门DISS,接下来大概率就是开发部门直接投诉到产品的上司那里(这个人怎么招进来的)。

这种情况就是杯具中的杯具。

我的职业生涯最多见过三次拆解会,如果三次还因为文档质量过不去,产品可以下岗了。

3.2 拆解会消耗时长

需求复杂自然讲得时间长,需求简单自然讲得时间短。

但是在同一个需求难度的恒定下,表达能力较好的同学,主持拆解会非常顺利。面对问题,解释起来流畅自然。不会讲的人,往往就会把会议时间拉的非常长。

值得一提的是,拉住别人的注意力,也是一个加分项。

人的注意是有限的,一旦会议持续时间过长,在会议上一部分人讨论问题,一部分人玩手机的情况就会出现,轮到他提问的时候,这个逻辑明明前面都已经解释过了,你又得重新解释一遍。

耗时越长,说明文档差(被提问多)或表达能力弱。拆解会消耗时长可成为一个客观统计指标。

3.3 开发人员在会议上的提问数

此处的开发人员,包含除去文档撰写者的其他任何协作人员,他们是测试、UI、UE、前后端等,甚至是运营,项目管理和需求方,提问数量越多,说明需求文档质量越差。此处直接呼应前面一个阶段【写文档】的诸多考量:

  • 2.2 逻辑丢失
  • 2.3 逻辑错误
  • 2.4 缺乏全局设计
  • 2.5 表述不精准,造成歧义
  • 2.6 需求设计方向错误

其他团队的面对这个需求文档的疑问,往往都在这个环节被提出。

当然提问数量多,也不单单是前面的原因,可能是因为有些人走神,后续做的提问,亦或者是讲解顺序导致的提问。

必要强调说明的是,好的文档能让看的人秒懂。

好的讲解顺序,也能让听的人秒懂。

尽管你写得非常清楚,但别人不懂,不能怪别人。

提问人的背景知识不同,对词语,状态的理解不同。

每个人立场不同,关心的问题不同,自然就会根据自己的立场提问。

所以优质的文档拆解会,文档是有组织有结构的,表达是有逻辑有顺序的,若提前知晓对方的疑虑,句句讲到别人关心的问题点上,提问数就会变少。

参与拆解会的人员可能包含:老板、项目经理、项目相关方、前后端、UE、UI、测试……

想要问题少,必须照顾好每个人的理解层次,事先做好预判。

这一点非常!非常!非常难!

在这个场景,其他人的提问数,同样也是一个客观的统计指标。

  • 3.4 文档逻辑丢失数
  • 3.5 文档逻辑错误数
  • 3.6 表述不精准,歧义数

团队专业度自检清单(2):如何做好需求文档拆解会

这三个标准在前面已经出现过了,问题先由【写文档】的部门主管审核筛掉,然后转到【拆解会】场合二次筛掉。

这三个标准问题暴露的越多,越丢人。

写文档的人,部门内部核对时,在自己部门主管面前丢人。

而在需求文档拆解会这个场合,那么就是在大家面前丢人。

同时审核这个文档的人(往往是产品主管)也在拆解会上跟着一起丢人。

其中3.1,3.2,3.3是可以进行统计的客观事实。

余下的统计则是在复盘会上,由第三方进行统计,做判断的。

在这个场景下,我一般组织的配置是

角色A:专门讲文档需求的(往往是文档撰写人,负责会议主持正常推进)。

角色B:审核文档协助答疑的(往往临场能力比较好,能够帮助讲文档的人)。

角色C:统计外加判断3.4,3.5,3.6问题数量的人,毕竟这里有些是有争议的。

此为第三阶段的,判断产品岗,组织业务协作,拆解会能力强弱的几个标准。

02

有了评价指标,就完了?

灵魂三问。

1、既然是复盘,也建立了指标,如何追求一个比较好看的指标呢?

2、或者换另外一个问法,如何减少自己在公开场合丢人,减少自己的主管或者是自己的小弟在公开场合一起跟着丢人呢?

3、再严重点,如何保证自己的部门口碑,在争取公共开发资源的时候,赢得更多的认可,继而推进项目稳定前进呢?

写需求是自我梳理,以书面形式呈现。

而拆解会则是一个公开表达,比较考验临场沟通能力。

毕竟把需求装进别人的脑袋里面,同步认知,是一件非常不容易的事情。

在这个【拆解会】阶段,追求好看的指标,则需要产品岗的大基本功。

技术理解能力和沟通表达能力

一个个说。

1、技术理解能力

市面上关于产品经理思维理念的语录中,有一句话一直误人子弟:

“不要去关心怎么实现,这是技术的事。”

具备技术思维,才能够写出质量好的文档,不至于造成大的逻辑丢失/错误,思考各种异常情况,才能够在拆解会上从容应对,才能够听得懂对方的语言。

必要说明的是,技术思维和技术实现,根本是2种不同的能力,此处就不做解释了。

推荐我看过的几本书。

《产品经理必懂的技术那点事儿》

《给产品经理讲技术》

《码农翻身》

《漫画算法:小灰的算法之旅》

这些书里面,都是非常优秀的技术思维呈现。看书真不用贪多,认真看两本就绝对够用。

我自己并非是技术出身,但是在过往组织团队协作,项目推进的过程中,从来未曾遭遇过技术的为难,相反一直以来,因为文档质量,非常受技术同学的欢迎。

同样,在我的职业生涯中,有过至少3个,计算机专业毕业,先写了几年代码后转岗产品经理,文档拆解会和日常协作推进中,被其他人怼得不行,直接劝退的例子。

2、沟通表达能力

说实话,这个事情要一点天赋,但是是可以通过后天的学习和训练提升的。

还记得我前面组织拆解会上的配置的3个角色么?

角色A:一个专门讲文档需求的(往往是文档撰写人,负责会议主持正常推进)。

角色B:一个审核文档协助答疑的(往往临场能力比较好,能够补充答疑的人)。

角色C:一个专门统计外加判断3.4/3.5/3.6问题数量的人,毕竟这些里面有些是有争议的。

我的徒弟,往往就是角色A,我自己扮演,角色B和角色C。一般文档拆解会之后,我都在会后进行复盘,告诉他:

  1. 为什么谁谁谁在这个地方向你提问,是因为如何如何……
  2. 你刚刚讲这个地方的时候,大家都皱着眉头,我用了另外一种翻译和比喻,他们就懂了
  3. 某某在意的问题是什么,而某某在意的问题是什么,所以下次你要提前做好准备。

徒弟们哪些东西做得不好,现场针对小弟的错误动作,分析,并做一个现场规范和纠正,印象更牢靠,成长更快。

我部门里面也有人通过复盘,学习其他高手的文档拆解会的录像获得提升。

我也经常鼓励、或者拿钱诱导,甚至强迫团队的人去做一些PPT,在公开场合完成分享会,锻炼他们的临场表达和应变能力。

关于如何提升沟通,我自己写的书《游戏运营:高手进阶之路》章节六里面已经讲得非常透彻了。

此处补充一个书里面没写过的小方法:

我比较喜欢玩桌游,发现桌游吧的老板们讲规则,就特别厉害,能够让人秒懂规则,并很快上手。

而当我买桌游回来的时候,跟大家去讲,发现

(1)不同的人,理解同样规则快慢不一。

(2)同样的人,理解不同规则快慢不一。

面对同一套游戏规则,有的人花5分钟让人弄明白,有些人则需要花掉30分钟,这中间的差距,跟需求文档拆解会的耗时是一样的。

跟理解能力强的人讲明白,不算本事,跟理解能力弱的人讲明白,才是本事!

桌游吧老板的表现触发了我的思考,作为一个喜欢跟自己的专业度较劲的人,一定要达到,乃至超越桌游吧老板的讲解水准。

于是我经常组织一些大家没玩过的桌游。这种面对面讲解的临场感,跟拆解会差不多。

比如《三国杀》《只言片语》《行动代号》《宝石商人》《现金流游戏》等等等等。

有没有人计算,跟没玩过的人,讲解规则需要花多久时间?

饭大呢,在这件事情上更较劲,先跟自己的同龄人讲。然后过年回家的时候,跟自己长辈讲。

我们的长辈,真的是非常好的练习对象,他们满足如下条件:

  1. 大多数人理解(新东西)能力弱。
  2. 主观意愿上,不愿意学新东西。
  3. 注意力容易分散。

用苛刻的标准去对待自己,练习成功,此能力方可算过关。

挑战过“跟长辈讲解桌游规则”这种地狱难度模式后,回头再去面对,需求文档拆解会的那些同学,你会发现,啊,这些人真的是好可爱啊,简直就是简单模式。

面对同一套游戏规则,我至少有2种套路去讲述。这种事组织得多了,就慢慢的锻炼出自己的表达能力了。迅速让不同文化背景,理解能力不同的人秒懂。

顺带一提,这件事带来的另外的好处是,经常跨部门团建的时候,无非就是吃饭和KTV,而很多程序员,测试,甚至是设计师同学们比较羞涩,全程不拿麦克风,甚至是直接坐在KTV打代码,那我就组织玩桌游,照顾了他们无聊的感受,于是一来二往,自己也越来越受他们欢迎。

03

团队专业度自检清单(2):如何做好需求文档拆解会

如何追求极限数据表现?

例如:1次拆解会,20分钟内就把需求讲明白,拆解会上,几乎没人提问,然后大家都非常清楚的去完成开发推进。

如果各位同学能够达到上述的境界,那么拆解会这一块的专项能力,你就过关了。

方式讲起来其实挺简单,文档正式提交,发起评审会之前,把自己的东西,给“帮助你去实现这个需求的相关人员(前后端,UI/UE,测试)们”看一下,如果有问题,直接在对方工位上拿反馈,然后马上在文档上查缺补漏,干嘛要留到拆解会上,给人以公开DISS的机会呢。

所以届时自然就出现了比较好的数据表现。

拆解会次数,1次(纯属走个过场)

拆解会时长,20分钟(其实就是讲下需求背景,彼此认识下协作的人,对个进度)

开发人员在会议上的提问数,0次(在对方的工位上,此前的交流中已经完成答疑了)

文档逻辑丢失数,错误数,表述歧义,趋近于0(提前沟通,完善文档,会上便不会提)

上述的情况我成功做到了很多次。

至今印象比较深刻,且回想起让我感觉满意且无比暗爽的一段经历。

会议前,我拉着一个开发去开拆解会。

“woc饭大你这个需求文档这么清楚了,还要拆?直接开工吧”
“不行不行,走个过场,过场”
“我不想去行不行,有这个时间,我直接代码都给你写完了”
“不行不行,要去要去,项管那里过不去”

会议中,测试提问,我的那个急性子开发同事抢答

“这个需求这个地方是这样的,你在测试的时候,注意这里,还有这里”

“后面呢,我会出一个动态配置的接口,方便其他业务模块调用”

“前端同学,这里注意一下,轮询状态的请求频率……”

我在一边默默看程序员帮我拆解需求文档……回答他人提问。

回头完事散会,他反应过来,看着我说

“我擦勒,这个文档我帮你拆的”

我当时抱着后脑勺,仰卧在椅子上,默默在一边,安静得像个美男子。

“你还笑,下次你什么时候再组织桌游,就上次玩得那个”

安静的美男子,缓缓开口道:

“行,你今天晚上完成提测行为,我晚上就组织,哈哈哈”
“靠,我要不是陪你搞什么拆解会,这会我都写完开始自测了”

能做到这一点的前提是:

1、文档的撰写时间较长,经过反复修订,有足够的信心保障,才发起的需求拆解会。

2、我跟整个项目开发团队(UI、UE、前后端、测试)的关系足够好,对方愿意在拆解会之前拿出自己的时间帮助我。而换成一般人,直接一挥手,我现在很忙,拆解会上说吧。

如果那个产品不受欢迎,文档拆解会上,就会被怼得七零八落。

然后,甩出我的文档,“麻烦需求文档写清楚点,拿出这种颗粒度来。”

所以还是那句鸡汤届的名言。

看似毫不费力的背后,其实隐藏着拼命的努力

只有达到这种境界,拆解会这个模块的专业表现才算是过关。

04

写到这里,顺带提提那些不争气的产品同学们。

我在面试产品经理的时候,经常性会问一个问题:

“因为各种不可控的原因,频繁改需求,这件事责任不在你,但是下达改需求的行为人是你,而这种事情会引发开发团队的不满,你如何处理好自己与开发团队之间的关系?”

(有兴趣的各位读者,可以在文末做一些留言回复)

在一些人的回复之中,极少能够让我回答满意的。

回答虽未婉转,但是这些回答背后无非就是一些丢人的价值观。

日常工作大哥大姐;

经常给对方买奶茶;

陪对方在阳台抽烟;

有事没事请客买单;

甚至强调女生做产品经理更有优势的……

这些观点,真的是把做产品经理们的脸,丢尽了!

越是这样做,开发团队会越看不起你,这样做久了,自己都看不起自己。

而很多产品同学呢,自己也是不争气。

团队专业度自检清单(2):如何做好需求文档拆解会

这种关系的相处,完全就是互相消耗。

提升自己的专业度,做出价值来,靠实力赢得大家的认可,才是赢得尊重的正道!

05

篇章小结。

团队专业度自检清单(2):如何做好需求文档拆解会

前面2个阶段,重点谈的是产品团队的表现。

而第3个阶段,是团队之间的首次协作表现。

其中有些问题,要么在第2阶段产品内部评审的时候曝出。

能够在第3阶段拆解会上曝出的问题,可以看出很多东西。

有经验,有嗅觉的项目管理者,参与两次拆解会,能够迅速识别出这个团队里面的各个人的专业段位,人际关系,乃至项目文化。

值得提及的是,在保证基本质量的前提下,如果在【写文档】的2.4 全局设计做得足够好,那么就会赢得开发团队的巨大信任。

拆解会如果顺利,项目团队会有信心,后续项目开展也会更顺利。

拆解会如果不顺利,项目进度将会拖延,还会引发团队内部矛盾。

没有人喜欢照着不明确的建筑图纸施工,没有人愿意跟笨蛋配合,一旦跟笨蛋配合,后续就是无尽的返工和加班。

这个阶段走完,就进入了正式的开工阶段了。

后续的3个阶段会以系列文章陆续发表,后续将会一样用清单的方式去检视,整个业务团队的整体成色。

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