在策划企业协同软件系统时，针对某个业务场景在设计解决方案时，到底要不要“审批”功能？如果需要，那繁琐的审批流程，是否会影响企业的运营效率？如何平衡，本文有以下思考。
B端产品经理们应该都知道，B端产品的核心价值就是通过为企业提供软件服务，帮助企业客户降低运营成本，提升运营效率。
在软件系统策划过程中，如何平衡降低成本、增加效率等关键指标，来保证B端产品可以稳定高效的解决业务场景的问题，对于软件服务商来说，才是最重要的。
先来拆解关键指标：降低成本、增加效率。
降低成本，即在企业运营过程中，减少一切可以减少的浪费，这一点可以参考精益开发流程。对于精益原则来讲，长时间无效的会议是浪费，繁琐且无法达成一致的沟通过程是浪费，冗余的组织架构也是浪费，但凡是降低企业效率和产出的事情都可以理解为浪费。
但是企业实际运营过程中，以上的浪费，恰好就是各家的常态，因此所谓的降低成本，也是企业客户们希望可以通过一些神奇的协同软件，来降低沟通成本、人力、时间及资源成本，从而减少企业内耗。
增加效率，显而易理解，就是可以通过使用数字化的流程，来提升数据、信息同步效率，达到一传十、十秒传千甚至万的效果。
例如前台实行无纸化自助登记、智能访客管理，可大大提升公司前台的事务效率；通过采用人事管理系统，一键同步员工花名册信息，后期快速关联考勤、绩效数据来评估员工薪资，这些操作要远远比原始的纸质资料、合同整理来的高效。同时因为云端数字化的天然优点，更有利于信息的同步、管理，因此也大大提高了团队的协作效率。
01 B端产品如何帮助企业降本增效
以协同办公类软件为例：
- 使用IM系统，帮助企业员工降低沟通成本，文本消息线上留痕、便于追溯检索，减少成员之间的口头无证扯皮；
- 使用任务管理系统，帮助管理者根据部门运营目标，快速制定工作计划、拆解工作目标，线上分发任务到执行成员；同时，可要求执行成员每天可回复或汇报任务进度和状况，来达到过程管理。自上而下真正做到“凡事有交代，件件有着落，事事有回音”；
- 使用考勤系统，员工可通过考勤线上打卡和记录来管理个人考勤，企业也可约束和管理、跟进员工考勤，极大提升企业考勤管理效率；
- 使用OA审批系统，通过设定固定、自定义审批流程，可方便审批者在外时及时审批，减少因审批汇报不及时导致的流程拖沓冗余，直接提升团队协作效率；
- 使用文件系统，成员部门之间可直接共享、协作文件，极大地提升文件协作效率；借助云存储技术，告别以往移动U盘同步或即时通讯软件里发来发去，且极难维护和管理的状况，间接提升企业的运营效率；
- 项目管理系统，通过可视化企业各部门、各团队项目进度，使领导可监督、负责人可控、成员可执行，使得团队作战更加有条不紊…
除了B端行业的办公协同类型产品以外，其他类型、平台的企业软件服务商，基本都是以降本增效的目的和流程开发的。
以垂直业务类型的产品，CRM客户关系管理系统为例，销售体系完整的企业可以使用CRM对销售线索和商机识别管理，以及对客户发掘、管理、营销、服务的客户全生命周期进行管理；
传统的销售过程，客户信息来源、跟进散乱，销售过程不易追踪管理，更不用说还需要明确分析哪些客户的痛点和潜力，由此客户关系的维护就更加无从下手了；
CRM客户关系管理系统通过解决传统线下销售过程的弊端和痛点来提升销售管理效率，如果是还没建立起完整规范的销售型企业，也还可以直接给销售人员使用的销售过程管理软件。
其他的还有如采购、资产、甚至招聘等ERP系统，基本都是为企业提供降低时间成本，提升运营效率的服务。这里的降低时间成本，并不是说使用软件后，员工的工作绝对时间变少了，而是在单位时间内的产出变多了，因此直接提升了企业生产率。
02 除了降本和增效，“有序”也很重要
在B端产品里，办公协同类的产品，在具体的业务功能策划时，基本都涉及表单事务、任务汇报的审批；在后台商家管理、支付交易平台、基础服务类等产品中，也是通过实现一个个业务功能，然后控制权限，来保证企业信息的安全和流畅。
因此审批、权限两个关键点，就构成了B端产品的第三大特点或者目标：有序。
一些后台类产品的账号有权限之分，老板可以登录但员工看不了，或者都可以登录进去，但是发现老板能看的、能操作的和员工能看的、能操作的通常都不同；
员工日常出差、请假需要发起表单审批，审批内容需要线上留痕、确认，以便相关人员跟进和管理人力资源；汇报任务需要设置汇报对象、相关人、抄送人等，这一系列业务操作场景，都在潜移默化的使企业运转更加规范，使企业信息管理更有序。
03 企业的有序之美和无序之痛
在北上广的早高峰时间段，乘坐地铁、公交时，大家井然有序地排队上车；去学校上课时，老师挨个点名学生喊报告，老师可以根据实际到课人数做到心中有数，从而合理安排教学任务；去银行办业务，需要叫号排队等候，可能你会发现，明明有的窗口没有为任何客户办理业务，但也必须按号等待；
以上这些都是有序的表现，优点就是可以使企业、机构的机制运转和流畅，不会突然出现拥堵或高并发，使内部系统更稳定。
试想，如果是无序的表现，那会有什么样的现象：
- 早高峰赶地铁、公交时簇拥一团，争先恐后，结果就是大家心情不好、形象不好，整体上车的时间反而要比排队花费的更长；
- 学校上课如果老师不点名，那久而久之学生也会不重视，养成不规范的行为；
- 如果银行的窗口可以不用排队，那银行的业务人员就很可能会在各种不合理的业务处理中崩溃。
日常生活和工作中没有先来后到、没大没小，随性而为的现象，都可以理解为是无序的表现，也都会让紧密关联的系统渐渐丧失活力和效率。
产品需求有优先级，事情处理有轻重缓急，也正因为这样，软件开发和任务安排才更加有条理和高效。
企业就像是一个系统，员工又像是一个个标准的功能操作单元，在操作车间或者流水线上，8个小时稳定输出。
如果企业单纯只考虑效率，省去必要的时间和资源，怎么快速怎么来，一旦出现了问题，沟通达不成一致，又没有相关信息佐证，最后只会产生更多内耗和人员隐患，最终结果反而会导致效率下降。
04 审批、权限让事务更加规范，使企业信息管理更安全、有序
企业招聘员工，候选人来面试均不经过招聘系统，直接是面试官和候选人约定来公司面谈，面谈后也没有相关程序来记录这场面试的过程和结果，最终只会导致面试结果无法客观评估，相关的工作内容无法记录和追溯；
再比如公司的商务经理，约了合作方来公司面谈，但没有走线上邀请访客的审批流程，而是线下和领导约定好后向对方发起邀请，对方直接来公司会见，那这样的结果同样会造成不好的影响；
如果合作方在沟通时出现了异常状况，对公司造成了不好的影响，那可能就无法追责；而且如果不发起邀请的审批，公司的相关职能人员无法跟进你的工作日程和安排，难免会造成误会。
企业如果不注重权限，当运营中心老大发布一个季度运营目标给老板，结果却没有设置查看权限，导致重要信息被其他无关人看到，泄露出去。
诸如此类的无序现象还有很多，比如互联网公司推崇的弹性时间上班，严格来讲应该也是无序的表现。
弹性时间上下班的好处是员工自己可以根据自己的实际情况来掌握考勤，但缺点也挺明显，既不利于考勤统一管理，也不利于团队协作，有些人正点上班，需要你协作处理事情或跟进进度，你却还在来的路上，这不就耽误事儿吗？
当然凡事也没有绝对，适合企业的才是最好的，有些讲究扁平化的初创公司，可能不屑于繁琐的汇报和审批流程，沟通基本靠吼，工作基本随手。
可能早期做项目时的缺点并不明显，但是一旦长久发展下去，隐患就会越来越大，所以不论是中小企业，还是初创企业，都应该逐渐建立有序的意识，为公司长久稳定发展做准备。
05 B端产品，如何有序
在之前的文章中讲过，销售企业协同产品，其实也是在销售这类软件服务商的企业规范和做事方法，因此，自家销售的B端产品的表现，也恰恰反映出自己对企业协同软件的认知和客观业务场景的理解。
效率和有序的平衡，就如同企业中最有争议的管理模式，扁平化和层级制。很多人都说扁平化高效，但现在很多企业仍然实行的是层级制，通过向上汇报、向下管理形成层级传达、执行力同步。
扁平化只是有限的高效，在特定、紧急场景下可以实现，比如赶项目时可以减少层级的意识，通过快速、扁平沟通达成共识。但企业长久的稳定更需要层级制带来的有序，如果很多员工一有事就向领导汇报，那领导就自然会很忙，久而久之则无法利用有限的精力去高效管理和正确决策，最终反而大大影响工作效率。
有序是企业长远的利益，因此不能只顾眼前效率而导致无序带来的无法追责、无证扯皮等现象，不管审批、权限还是科层制，最终企业表现出来的就是“有序”。
有序，可以是好的B端产品的特点，也可以是B端产品的目标。
特点，是可以通过这一系列的流程审批、权限设置使系统表现更有序。想查找成员行为记录，可以通过调取出差、请假等表单申请来查看；如果想追溯的事情，也可以通过检索和查找操作日志查找到。
目标，是企业可以通过以“有序”为目的，来创造出如权限设置、审批管理等一般的功能，帮助企业来约束规范和信息管理。
06 最后的话
B端系统功能的策划，不是单纯的线下业务流程搬线上，实现数字化、信息化，而是要通过线上完成自动化、智能化的同时，规避原有线下业务场景中无序的隐患。
最后，“审批”功能其实只是手段，更重要的是要清楚为什么需要审批，如果没有这类功能，会对企业运营和工作效率带来什么影响？那么，要不要审批，就自然有了答案。
